Klärungsphase

Standortbestimmung (Auftrags- & Problembildklärung)

Erst verstehen, dann handeln.

Viele Organisationen spüren: „So wie es gerade läuft, kostet es zu viel Kraft.“
Aber was genau das eigentliche Thema ist, ist oft weniger klar, als es am Anfang scheint. Denn in sozialen Organisationen hängen Fachlichkeit, Zusammenarbeit, Rollenverständnis, Kultur und Struktur eng zusammen. Und manchmal wird das, was laut gesagt wird („Wir haben ein Kommunikationsproblem“), durch etwas anderes verursacht (z. B. unklare Zuständigkeiten, widersprüchliche Erwartungen, fehlende Prioritäten oder eine Kultur, in der Konflikte nicht gut bearbeitet werden).

Die Klärungsphase ist deshalb kein „Vorspiel“, sondern die Grundlage dafür, dass spätere Maßnahmen greifen.

Worum es in der Klärungsphase geht

Ein gemeinsames Bild entwickeln: Was ist bei euch gerade wirklich los – jenseits von Symptomen?

Den Kern des Problems präzisieren: Woran zeigt er sich konkret im Alltag? Welche Muster wiederholen sich?

Sinnvolle Ansatzpunkte finden: Was würde am meisten entlasten oder verändern – und was wäre Aktionismus?

Wie ich vorgehe (pragmatisch und respektvoll)

Je nach Anliegen umfasst die Klärungsphase typischerweise:

1) Startgespräch mit Auftraggeber*in / Leitung

Worum geht es aus Sicht der Leitung – und was soll sich verändern?

2) Gespräche mit relevanten Personen

Je nach Situation: Führungskräfte, Schnittstellen, ggf. Mitarbeitende (lang dabei / neu dabei).
Nicht als „Befragung“, sondern um Perspektiven, Spannungen und Alltagspraxis zu verstehen.

3) Sichtung ausgewählter Unterlagen (wenn sinnvoll)

Zum Beispiel Rollen- und Aufgabenbeschreibungen, Standards/Regelungen, Kommunikationsformate, Schnittstellenbeschreibungen – nur so viel wie nötig, nicht „Dokumentenprüfung um der Prüfung willen“.

4) Verdichtung zu einem klaren Problembild

Was sind die zentralen Muster? Was sind Ursachen, was sind Folgen? Wo liegen typische Missverständnisse zwischen Fachlogik und Organisationslogik?

5) Gemeinsame Rückspiegelung + erste Entscheidung

Wir klären: Was machen wir als nächstes – und was lassen wir bewusst weg?

Was am Ende konkret vorliegt (Ergebnis)

ein kompaktes Problembild (verständlich, anschlussfähig, nicht „Beraterdeutsch“)

Prioritäten: 1–3 Handlungsfelder mit der größten Hebelwirkung

ein Vorschlag für die passende nächste Phase: Workshop, Peer-Coaching, Einzelcoaching oder Kombination

Für wen ist die Klärungsphase besonders hilfreich?

wenn ihr spürt, dass „viel gemacht“ wird, aber wenig greift

wenn bisherige Lösungsversuche nicht gegriffen haben

wenn Konflikte sich wiederholen, ohne dass sich etwas klärt

wenn neue Standards/Prozesse eingeführt werden sollen und ihr Widerstand erwartet

wenn ihr vermeiden wollt, Zeit und Energie in Maßnahmen zu stecken, die am Problem vorbeigehen